Właściciel piekarni wie, że sierpień będzie słabszy, bo część stałych klientów wyjeżdża na urlop. Nie wie natomiast, kiedy zepsuje się piec, kiedy dostawca mąki podniesie ceny ani kiedy sklep, który odbiera pieczywo, spóźni się z zapłatą o sześć tygodni. Każde z tych zdarzeń osobno da się przetrwać. Dwa w tym samym miesiącu potrafią zmusić do zaciągnięcia drogiej pożyczki.
Rezerwa finansowa firmy to pieniądze odłożone na takie sytuacje. Nie służą do finansowania rozwoju ani do bieżących wydatków, tylko do pokrycia kosztów wtedy, gdy wpływy spadną albo pojawi się nieplanowany wydatek. Dzięki nim przedsiębiorca może spokojnie podjąć decyzję zamiast szukać pieniędzy pod presją terminu.
W jednoosobowej działalności rezerwa firmowa łączy się z budżetem domowym. Właściciel odpowiada za zobowiązania firmy całym majątkiem, a jego dochód osobisty zależy od wyników firmy. Słabszy kwartał w działalności szybko staje się problemem rodziny, jeśli nie ma bufora po żadnej stronie.
Poniżej pokazujemy, jak policzyć wysokość rezerwy, jak oddzielić ją od pieniędzy na podatki, gdzie ją trzymać i jak budować ją stopniowo. Przykłady są ilustracyjne. Nie ma jednej kwoty właściwej dla każdej firmy, dlatego ważniejsza od gotowej liczby jest metoda.
Rezerwa to nie pieniądze na podatki
Pierwszy błąd polega na traktowaniu salda konta jako rezerwy. Część pieniędzy na rachunku firmowym ma już właściciela: to VAT należny, zaliczka na podatek dochodowy i składki ZUS za bieżący miesiąc. W typowej JDG rozliczanej miesięcznie składki i zaliczka na PIT są płatne do 20. dnia następnego miesiąca, a VAT do 25. dnia.
Dlatego warto podzielić pieniądze firmy na trzy części:
| Część | Przeznaczenie | Kiedy się zmienia |
|---|---|---|
| Środki obrotowe | bieżące wydatki, zakupy, wynagrodzenia | codziennie |
| Pieniądze na zobowiązania publiczne | VAT, PIT, ZUS za bieżący okres | co miesiąc lub kwartał |
| Rezerwa | nieprzewidziane wydatki i spadki przychodów | rzadko, tylko w razie potrzeby |
Czynni podatnicy VAT, do których klienci płacą w mechanizmie podzielonej płatności, mają część pieniędzy na podatki już oddzieloną na rachunku VAT. Pozostałe zobowiązania trzeba odłożyć samodzielnie. Rezerwa zaczyna się dopiero po odjęciu tych kwot.
Jak policzyć wysokość rezerwy?
Punktem wyjścia są miesięczne koszty stałe, czyli wydatki, które trzeba ponieść niezależnie od sprzedaży. Należą do nich czynsz, wynagrodzenia pracowników, składki właściciela, raty kredytów i leasingu, abonamenty, media, ubezpieczenia oraz księgowość.
Popularna reguła mówi o rezerwie na trzy do sześciu miesięcy kosztów stałych. To punkt odniesienia, a nie przepis ani wymóg banku. Właściwa wysokość zależy od kilku czynników:
- zmienności przychodów - firma z abonamentowymi klientami potrzebuje mniej niż firma zależna od sezonu,
- koncentracji klientów - jeśli jeden odbiorca daje połowę sprzedaży, jego odejście lub opóźnienie oznacza duże ryzyko,
- terminów płatności - przy 60-dniowych terminach firma finansuje klientów przez dwa miesiące,
- wartości sprzętu - awaria kluczowej maszyny może wymagać natychmiastowego wydatku,
- innych zabezpieczeń - dostępny limit w rachunku albo oszczędności prywatne zmniejszają potrzebę, ale ich nie znoszą.
Przykład dla piekarni
Przykład ilustracyjny: piekarnia ma miesięczne koszty stałe na poziomie 18 000 zł. Składają się na nie czynsz 5000 zł, wynagrodzenia z narzutami 8000 zł, składki i podatki właściciela 2000 zł, media 2000 zł oraz rata leasingu pieca 1000 zł.
| Wariant | Liczba miesięcy | Rezerwa |
|---|---|---|
| Minimalny | 3 | 54 000 zł |
| Ostrożny | 4 | 72 000 zł |
| Bezpieczny | 6 | 108 000 zł |
Piekarnia ma stałych odbiorców, ale wysoki koszt sprzętu i sezonowy spadek latem. Rozsądnym celem może być wariant ostrożny, osiągnięty w ciągu dwóch lat. Freelancer bez pracowników, z kosztami stałymi na poziomie 4000 zł, policzy tę samą regułę na znacznie mniejszych liczbach.
Jak budować rezerwę?
Rezerwa rzadko powstaje z jednego dobrego miesiąca. Najczęściej rośnie dzięki automatycznemu odkładaniu niewielkiej części wpływów.
Sprawdza się prosta procedura:
- Ustal cel rezerwy w złotych, na przykład trzy miesiące kosztów stałych.
- Wybierz stały procent przychodu lub zysku do odkładania, na przykład 5% każdego wpływu.
- Ustaw przelew na osobny rachunek w dniu, w którym zwykle wpływają największe płatności.
- Po osiągnięciu celu przelewaj nadwyżki na rozwój firmy lub wypłatę właściciela.
Przykład ilustracyjny: firma z przychodem 40 000 zł miesięcznie odkłada 5%, czyli 2000 zł. Rezerwa w wysokości 54 000 zł powstanie po 27 miesiącach. Przy 10% zajmie to 14 miesięcy, bo po 13 miesiącach na koncie będzie 52 000 zł. Tempo zależy od marży: firma z niską rentownością może nie być w stanie odkładać dużego procentu przychodu i powinna liczyć odsetek od zysku.
Raz na kwartał warto sprawdzić, czy cel nadal odpowiada rzeczywistości. Nowy pracownik, wyższy czynsz albo kolejna rata leasingu podnoszą koszty stałe, a więc także docelową wysokość rezerwy.
Dobrym momentem na zasilenie rezerwy są nieregularne wpływy, na przykład zwrot podatku, zapłata zaległej faktury albo wyjątkowo dobry sezon. Taka kwota nie była wcześniej częścią budżetu, więc łatwiej ją odłożyć.
Gdzie trzymać rezerwę firmy?
Rezerwa musi być dostępna szybko, ale nie powinna być pod ręką przy codziennych płatnościach. Najczęściej wybierane rozwiązania to:
Konto oszczędnościowe dla firmy. Pieniądze są dostępne od ręki, a odsetki są naliczane od salda. Warto sprawdzić, czy bank nie pobiera opłat za przelewy z rachunku oszczędnościowego i czy oprocentowanie nie obowiązuje tylko do określonej kwoty lub przez okres promocji.
Lokata. Zwykle daje przewidywalny zysk, ale zerwanie przed terminem oznacza utratę części lub całości odsetek. Część rezerwy, która prawdopodobnie nie będzie potrzebna przez kilka miesięcy, można podzielić na kilka krótszych lokat o różnych terminach zapadalności.
Połączenie obu form. Pierwsza część rezerwy, na przykład jeden miesiąc kosztów, na koncie oszczędnościowym, a reszta na lokatach. Taki układ ogranicza ryzyko, że przy nagłej potrzebie trzeba będzie zerwać lokatę.
Różnice między tymi produktami opisujemy w poradniku konto oszczędnościowe czy lokata. Aktualne oferty można porównać w zestawieniach kont oszczędnościowych i lokat.
Gwarancja BFG
Środki w bankach są objęte gwarancją Bankowego Funduszu Gwarancyjnego do równowartości 100 000 euro na jednego deponenta w jednym banku. Limit dotyczy sumy wszystkich rachunków deponenta w danym banku, a nie każdego rachunku osobno. Właściciel JDG jest osobą fizyczną, więc jego rachunki firmowe i prywatne w tym samym banku należy traktować jako środki jednego deponenta. Przy dużej rezerwie warto rozważyć podział pieniędzy między banki.
Kiedy sięgać po rezerwę?
Rezerwa działa tylko wtedy, gdy jest używana zgodnie z przeznaczeniem. Warto spisać zasady wcześniej, zanim pojawi się pokusa:
- tak - spadek przychodów poniżej kosztów stałych, awaria sprzętu niezbędnego do pracy, opóźnienie płatności dużego klienta, choroba właściciela,
- nie - zakup nowego sprzętu dla wygody, promocja u dostawcy, wydatki prywatne niezwiązane z sytuacją awaryjną.
Choroba właściciela jest w JDG szczególnym ryzykiem. Zasiłek chorobowy z ZUS przysługuje tylko przedsiębiorcy, który opłaca dobrowolne ubezpieczenie chorobowe. Bez niego przerwa w pracy oznacza brak przychodów przy dalszym ponoszeniu kosztów firmy. Rezerwa jest wtedy często jedynym źródłem pieniędzy.
Osobnym pytaniem jest relacja rezerwy firmowej i domowej. W JDG obie należą do tej samej osoby, ale warto je rozdzielić. Rezerwa domowa chroni czynsz za mieszkanie, rachunki i wydatki rodziny, gdy właściciel nie może wypłacić sobie pełnej kwoty z firmy. Rezerwa firmowa pokrywa koszty działalności. Jeśli jedna pula obsługuje oba cele, łatwo przeoczyć moment, w którym pieniędzy zabraknie po obu stronach jednocześnie.
Po wykorzystaniu rezerwy trzeba ją odbudować. Najlepiej od razu ustalić, jaki procent wpływów w kolejnych miesiącach wraca na rachunek oszczędnościowy.
Rezerwa a finansowanie zewnętrzne
Limit w rachunku firmowym lub kredyt obrotowy bywają traktowane jako zamiennik rezerwy. W rzeczywistości to inne narzędzia. Limit kosztuje odsetki od wykorzystanej kwoty, bank może go obniżyć przy słabszych wynikach, a spłata obciąża firmę w kolejnych miesiącach.
Rezerwa i dostęp do finansowania uzupełniają się. Firma z własnym buforem łatwiej uzyska kredyt, bo bank widzi, że nie finansuje wszystkiego długiem. Firma, która ma dostępny limit, może utrzymywać nieco mniejszą rezerwę, ale nie powinna rezygnować z niej całkowicie. Wiele banków ocenia też regularność wpływów na rachunek, dlatego porządek w finansach pomaga niezależnie od wybranego rozwiązania. Oferty rachunków z kontem oszczędnościowym dla firm porównasz w zestawieniu kont firmowych.
Podsumowanie
Rezerwa finansowa firmy to odłożone pieniądze na słabsze miesiące, awarie i opóźnienia płatności, oddzielone od środków na podatki i składki. Jej wysokość warto liczyć od kosztów stałych, a nie od przychodów. Reguła trzech do sześciu miesięcy jest punktem wyjścia, który trzeba dopasować do sezonowości, liczby klientów i terminów płatności.
Rezerwę najłatwiej budować automatycznie, odkładając stały procent wpływów na osobny rachunek. Trzymaj ją tam, gdzie będzie dostępna szybko, ale nie na koncie do codziennych płatności. Spisz zasady korzystania z niej i odbudowuj ją po każdym użyciu.
Najczęstsze pytania
Ile powinna wynosić rezerwa finansowa firmy?
Często przyjmuje się równowartość trzech do sześciu miesięcy kosztów stałych. Firmy sezonowe, zależne od kilku klientów lub z długimi terminami płatności powinny celować w górną granicę.
Czy pieniądze na podatki są częścią rezerwy?
Nie. VAT, zaliczki na podatek dochodowy i składki ZUS to zobowiązania, które mają już termin zapłaty. Rezerwę liczy się dopiero po odłożeniu tych kwot.
Gdzie najlepiej trzymać rezerwę firmy?
Najczęściej na koncie oszczędnościowym, lokatach albo w połączeniu obu form. Ważne, żeby pieniądze były dostępne w razie potrzeby i nie mieszały się z bieżącymi płatnościami.
Czy limit w rachunku zastąpi rezerwę?
Tylko częściowo. Limit kosztuje odsetki, bank może go obniżyć, a spłata obciąża kolejne miesiące. Rezerwa własna nie ma tych wad, dlatego oba rozwiązania najlepiej się uzupełniają.
Czy gwarancja BFG obejmuje pieniądze firmy?
Tak, środki na rachunkach bankowych są objęte gwarancją do równowartości 100 000 euro na deponenta w danym banku. Limit dotyczy sumy wszystkich rachunków deponenta w tym banku.
Źródła
- Czy limit gwarancji BFG dotyczy jednego rachunku, czy wszystkich rachunków deponenta - BFG
- Sprawdź, co gwarantujemy - BFG
- Mikrorachunek podatkowy - podatki.gov.pl
- E-Składka - ZUS
Materiał ma charakter informacyjny i edukacyjny. Nie stanowi indywidualnej rekomendacji finansowej ani obietnicy uzyskania kredytu.